Amaç

İzenerji İnsan Kaynakları Temizlik Bakım Onarım Enerji Güvenlik Hizmetleri İlaçlama ve Turizm Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi (“İZENERJİ”) işlediği kişisel verilerin korunmasını temin etmek için İzenerji İnsan Kaynakları Temizlik Bakım Onarım Enerji Güvenlik Hizmetleri İlaçlama ve Turizm Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi Kişisel Verileri Koruma ve İşleme Politikasını (“Politika”) hazırlayarak yürürlüğe koymuştur. 

İşbu Politikada, İZENERJİ tarafından gerçekleştirilen tüm kişisel veri işleme süreçlerinde dikkate alınacak ilkeler açıklanarak, ilgili kişilerin bu konuda aydınlatılması amaçlanmaktadır. Politika 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda (“Kanun”) yer alan hükümler ve bu konudaki sair mevzuat ve düzenlemeler ile uyumlu olacak şekilde hazırlanmıştır. İlgili kişilere ait kişisel veriler, İZENERJİ tarafından işbu politika kapsamında işlenmekte ve korunmaktadır. 

 

Kapsam

İşbu Politika, İZENERJİ çalışanları (İZENERJİ tedarikçilerinin çalışanları, eski çalışanları/emeklileri, stajyerleri, yönetim kurulu üyeleri, hissedar/ortakları ve hissedar yetkilileri/temsilcileri) haricindeki kişilerin otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen tüm kişisel verilerine ilişkindir.

İZENERJİ uygulamasına ilişkin ilgili kişi kategorileri 1.3 sayılı maddedeki “İlgili Kişi Kategorileri” başlıklı tabloda yer almaktadır.

Çalışanların ve Çalışan Adaylarımızın kişisel verilerinin korunmasına ilişkin olarak İZENERJİ tarafından yürütülen faaliyetler ise, işbu Politika’daki esaslarla paralel olarak kaleme alınan İzenerji İnsan Kaynakları Temizlik Bakım Onarım Enerji Güvenlik Hizmetleri İlaçlama ve Turizm Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi Çalışanları Kişisel Verileri Koruma ve İşleme Politikası ile düzenlenmiştir.

 

Tanımlar ve Genel Olarak İlgili Kişi Kategorileri

Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.

Anonim Hale Getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.

Elektronik Ortam: Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamlar.

Anonim Hale Getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.

Elektronik Ortam: Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamlar.

Güvenli Elektronik İmza: Münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin tespitini sağlayan, imzalanmış, elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imza.

Hizmet Sağlayan: İZENERJİ’ye belirli bir sözleşme çerçevesinde hizmet sağlayan gerçek veya tüzel kişi.

İlgili Kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.

İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi.

Kanun: 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu.

Kayıt Ortamı: Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam.

Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) adresi: Elektronik iletilerin, gönderimi ve teslimatı da dahil olmak üzere kullanımına ilişkin olarak hukuki delil sağlayan, elektronik postanın nitelikli şekli.

Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.

Kişisel Verileri Koruma Komitesi: İZENERJİ Genel Müdürü tarafından yapılan görevlendirme ile oluşan komite.

Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, saklanması, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.

Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulu.

Kurum: Kişisel Verileri Koruma Kurumu.

Mobil İmza: Mobil bir cihaz kullanılarak oluşturulan elektronik imza.

Özel Nitelikli Kişisel Veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri.

Politika: Bu Politika

Veri İşleyen: İZENERJİ tarafından verilen yetkiye dayanarak İZENERJİ adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi.

Veri Kayıt Sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi.

Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasında ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişi.

 

İlgili Kişi Kategorileri

Tedarikçi Yetkilisi: İZENERJİ ile arasındaki sözleşme uyarınca mal veya hizmet sağlayan veya İZENERJİ işlerinde alt işveren olarak rol alan gerçek veya tüzel kişilerin hissedarları/ yetkilileri / temsilcileri olan gerçek kişiler

Hizmet Alan Kişi: İZENERJİ tarafından sunulan hizmetleri kullanan veya kullanmış olan gerçek kişiler

Veli/Vasi/Temsilci: Reşit olmayan veya kısıtlı kişiler adına yasal olarak hareket eden gerçek kişiler

Ziyaretçi: İZENERJİ işyerlerine çeşitli amaçlarla gelmiş olan çalışanlar dışındaki gerçek kişiler

Üçüncü Kişiler: Bu Politikada tariflenen kişi kategorileri dışındaki gerçek kişiler

Çalışan Adayı Aile Üyeleri: İZENERJİ çalışan adaylarının aile bireyleri

Çalışan Aile Üyeleri: İZENERJİ çalışanlarının aile bireyleri

Kamu Kurum veya Kuruluş Çalışanı/Yetkilisi: Kamu kurum veya kuruluşunda çalışan veya bu kurum veya kuruluşları temsil eden gerçek kişiler

 

Kişisel Verileri Koruma ve İşlemeye İlişkin Açıklamalar

Kişisel Verileri İşleme İlkeleri

İZENERJİ kişisel verileri, Kanun’da ve ilgili diğer mevzuatlarda öngörülen usul ve esaslara uygun olarak işlenmektedir. Bu doğrultuda İZENERJİ kişisel verileri:

·         Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun,

·         Doğru ve gerektiğinde güncel,

·         Belirli, açık ve meşru amaçlar için,

·         İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olarak,

·         İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar işlemektedir.

 

Kişisel Veri İşleme Şartları

İZENERJİ aşağıdaki kanuni şartlardan birinin varlığı halinde kişisel verileri işlemektedir. Kişisel veriler aşağıda belirtilen şartlardan yalnızca birine dayanılarak işlenebileceği gibi bu şartlardan birden fazlasına dayanılarak da işlenebilmektedir. İZENERJİ nezdinde işlenen özel nitelikli kişisel verilere ilişkin ayrı bir Politika hazırlanmış ve yürürlüğe konmuştur.    

 

Açık Rıza

İlgili kişinin belirli bir konuya ilişkin olarak verdiği, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradesiyle açıkladığı rızaya dayanarak kişisel verileri işlenebilecektir.

 

Kanunlarda Açıkça Öngörülmesi

Kanunlarda açıkça öngörülen hallerde kişisel veriler işlenebilecektir.

 

Fiili İmkânsızlık Sebebiyle İlgilinin Açık Rızasının Alınamaması

Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda olan veya rızasına geçerlilik tanınamayacak olan kişinin kendisinin ya da başka bir kişinin hayatı veya beden bütünlüğünü korumak için kişisel verisinin işlenmesinin zorunlu olması halinde ilgili kişinin kişisel verileri işlenebilecektir.

 

Sözleşmenin Kurulması veya İfasıyla Doğrudan İlgili Olması

Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması halinde kişisel veriler işlenebilecektir. 

 

İZENERJİ Hukuki Yükümlülüklerinin Yerine Getirilmesi

İZENERJİ tüzel kişiliğinin veri sorumlusu olarak hukuki yükümlülüklerini yerine getirmesi için işlemenin zorunlu olması hâlinde, ilgili kişinin kişisel verileri işlenebilecektir.

 

İlgili kişinin Kişisel Verisini Alenileştirmesi

İlgili kişinin, kendisi tarafından alenileştirmiş olduğu kişisel veriler işlenebilecektir.

 

Bir Hakkın Tesisi veya Korunması için Veri İşlemenin Zorunlu Olması

Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması hâlinde ilgili kişinin kişisel verileri işlenebilecektir.

 

İZENERJİ Meşru Menfaati için Veri İşlemenin Zorunlu Olması

İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla İZENERJİ meşru menfaatleri için veri işlemesinin zorunlu olması hâlinde ilgili kişinin kişisel verileri işlenebilecektir.

 

Kişisel Verileri İşleme Amaçları

Kişisel veriler, İZENERJİ tarafından aşağıda yer alan amaçlarla işlenmektedir. Bahsedilen amaçların değişmesi durumunda, ayrıca bilgi verilecektir:

·         Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi

·         Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi

·         Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi

·         Çalışanlar İçin İş Akdi ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi

·         Çalışanlar İçin Yan Haklar ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi

·         Denetim/Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi

·         Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

·         Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi

·         Finans ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi

·         Fiziksel Mekân Güvenliğinin Temini

·         Hukuk İşlerinin Takibi ve Yürütülmesi

·         İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

·         İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması

·         İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi/Denetimi

·         İş Sağlığı/Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi

·         Mal/Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi

·         Mal/Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi

·         Saklama ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi

·         Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi

·         Ücret Politikasının Yürütülmesi

·         Ürü/Hizmetlerin Pazarlama Süreçlerinin Yürütülmesi

·         Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi

·         Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

 

İzenerji Tarafından İşlenen Kişisel Veri Kategorileri

İzenerji Kanuna ve ilgili diğer mevzuat hükümlerine uygun olarak işbu Politika kapsamındaki ilgili kişilerin aşağıda belirtilen kategorilerdeki kişisel verilerini bu Politikada belirtilen amaçlar ve şartlar çerçevesinde işlemektedir. Kategoriler ve bunlara dahil kişisel veri örnekleri aşağıdaki gibidir:

·         Kimlik Ad soyad, anne- baba adı, anne kızlık soyadı, doğum tarihi, doğum yeri, medeni hali, nüfus cüzdanı seri sıra no, tc kimlik no vs.

·         İletişim Adres no, e-posta adresi, iletişim adresi, kayıtlı elektronik posta adresi (KEP), telefon no vs.

·         Özlük Bordro bilgileri, disiplin soruşturması, işe giriş-çıkış belgesi kayıtları, mal bildirimi bilgileri, özgeçmiş bilgileri vs.

·         Hukuki İşlem Adli makamlarla yazışmalardaki bilgiler, dava dosyasındaki bilgiler vs.

·         Müşteri İşlem Fatura, senet, çek bilgileri, sipariş bilgisi, talep bilgisi vs.

·         Fiziksel Mekân Güvenliği Kamera kayıtları vs.

·         Finans Bilanço bilgileri, mali, finansal durum bilgileri, kredi ve risk bilgileri, Ticari İşlemlere konu bilgiler vs.

·         Mesleki Deneyim Diploma bilgileri, gidilen kurslar, meslek içi eğitim bilgileri, sertifikalar, transkript bilgileri vs.

·         Görsel ve İşitsel Kayıtlar  Görsel kayıtlar vs.

·         Felsefi İnanç, Din, Mezhep ve Diğer İnançlar   Dini aidiyetine ilişkin bilgiler, felsefi inancına ilişkin bilgiler, mezhep aidiyetine ilişkin bilgiler, diğer inançlarına ilişkin bilgiler vs.

·         Sağlık Bilgileri Engellilik durumuna ait bilgiler, kan grubu bilgisi, kişisel sağlık bilgileri, kullanılan cihaz ve protez bilgileri vs.

·         Ceza Mahkûmiyeti Ve Güvenlik Tedbirleri Ceza mahkûmiyetine ilişkin bilgiler, güvenlik tedbirlerine ilişkin bilgiler vs.

·         Alışkanlıklar Alkol ve/veya Sigara kullanım bilgisi

·         Çalışan İşlem Bilgisi Kullandığı araç bilgisi, elektronik imza seri no vs. bilgileri

·         İdari İşlem Toplantılara hangi sıfatla katıldığı vs. bilgileri

·         Tedarikçi İşlem Teklif alınan firma, teklif vermeye davet vs. ile ilgili bilgiler

 

Kişisel Verilerin Aktarılmasına İlişkin Açıklamalar

İZENERJİ hukuka uygun olan kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda gerekli güvenlik önlemlerini alarak kişisel verileri yurt içindeki alıcı gruplarına aktarabilmektedir. İZENERJİ, kişisel verilerin aktarılmasına ilişkin hususlarda, Kanun’un 8’inci ve 9’uncu maddesinde öngörülen düzenlemelere uygun hareket etmektedir.

 

Kişisel Verilerin Aktarılması

İlgili kişinin açık rızasının bulunması durumunda İZENERJİ, kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda, gerekli özeni göstererek ve Kurul tarafından öngörülen yöntemler de dâhil gerekli tüm güvenlik önlemlerini alarak kişisel verileri aktarılabilmektedir. Ancak, aşağıda yer alan şartların varlığı halinde kişisel veriler ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın aktarılabilecektir:

 

·         Kişisel verilerin aktarılmasına ilişkin ilgili faaliyetin kanunlarda açıkça öngörülmesi,

·         Kişisel verilerin İZENERJİ tarafından aktarılmasının bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili ve gerekli olması,

·         Kişisel verilerin aktarılmasının İZENERJİ hukuki yükümlülüğünün yerine getirebilmesi için zorunlu olması,

·         Kişisel verilerin ilgili kişi tarafından alenileştirilmiş olması şartıyla, alenileştirme amacıyla sınırlı bir şekilde İZENERJİ tarafından aktarılması,

·         Kişisel verilerin İZENERJİ tarafından aktarılmasının İZENERJİ veya ilgili kişinin veya üçüncü kişilerin haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması,

·         İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla İZENERJİ meşru menfaatleri için kişisel veri aktarımı faaliyetinde bulunulmasının zorunlu olması,

·         İZENERJİ tarafından kişisel veri aktarımı faaliyetinde bulunulmasının ilgili kişinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması ve bu durumda da ilgili kişinin fiili imkânsızlık veya hukuki geçersizlik nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunması.

 

Kişisel Verilerin Aktarıldığı Alıcı Grupları

İZENERJİ, işbu Politikada belirtilen kişisel veri işleme amaçları çerçevesinde kişisel verileri Kanun’un 8’inci ve 9’uncu maddelerine uygun olarak Gerçek kişiler veya özel hukuk tüzel kişilerine, hissedarlara, iş ortaklarına, tedarikçilere ve kanunen yetkili kurumlara aktarılabilmektedir:

Gerçek kişiler veya özel hukuk tüzel kişileri: İZENERJİ tarafından gerçekleştirilen ticari faaliyetler sırasında ticari ilişkiye girilen bankalar, danışman firmalar, denetim firmaları, havayolu şirketleri gibi gerçek veya tüzel kişiler.

Hissedarlar: İlgili mevzuat hükümlerine göre İZENERJİ üzerinde pay sahibi olan kişiler

İş Ortakları: İZENERJİ tarafından gerçekleştirilen ticari faaliyetler sırasında İZENERJİ hizmetlerinin satışı, satış sonrası desteği, ortak iş bağlılığı programlarının yürütülmesi gibi amaçlarla iş birliği içerisinde bulunduğu taraflar ve hissedar ortaklığı nedeniyle İZENERJİ ile ortak faaliyet yürüten firmalar.

Tedarikçiler: İZENERJİ’ye mal veya hizmet tedarik eden kişi veya firmalar.

Kanunen Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları: İlgili mevzuat hükümlerine göre kurulan kamu kurumları